Pasquale Pirone
Dal 2026 diventa operativo un nuovo adempimento che riguarda l’incasso con strumenti elettronici: l’abbinamento “informatico” tra i dispositivi che accettano pagamenti (Pos fisici o virtuali) e gli strumenti usati per memorizzare e trasmettere i corrispettivi (registratori telematici oppure procedura web “Documento commerciale online”). L’obiettivo è rendere più coerente il flusso tra pagamento e certificazione del corrispettivo, senza introdurre un collegamento materiale tra apparecchi.
In pratica, l’esercente continua a emettere il documento commerciale come oggi, ma deve anche comunicare una volta (e poi aggiornare solo in caso di variazioni) quali Pos sono “associati” a quale registratore telematico, oppure alla procedura web, usando un’apposita funzione del portale “Fatture e Corrispettivi”.
L’Agenzia Entrate in questi giorni ha reso disponibile una guida completa.
Cosa significa “collegamento” e come funziona in concreto
Il punto centrale è capire che il collegamento tra Pos e registratori di cassa non coincide con un cavo, un aggiornamento hardware o un’integrazione tecnica obbligatoria tra terminale e cassa. Il collegamento richiesto è una registrazione di dati identificativi: da un lato l’identificativo univoco del Pos (che dipende dal contratto con l’operatore che gestisce le transazioni, il cosiddetto acquirer), dall’altro la matricola del registratore telematico oppure l’uso della procedura web.
Nel momento di emissione del documento commerciale, resta necessario indicare la modalità di pagamento (contanti, elettronico, ticket e così via). La novità sta nel fatto che, a monte, l’amministrazione finanziaria deve poter “leggere” quale strumento di incasso è collegato a quale strumento di certificazione, tramite comunicazione online.
Per chi utilizza il registratore telematico, l’operazione passa da una funzione dedicata (indicata come “Gestione collegamenti” nella documentazione operativa).
Per chi usa la procedura web “Documento commerciale online”, il collegamento viene gestito direttamente nella procedura stessa. La regola ammette anche abbinamenti multipli: un Pos può risultare associato a più registratori (o viceversa), in base all’organizzazione dei punti cassa.
Punti vendita, server RT e casi particolari: quando scatta e quando no
Nei punti vendita con più casse, oppure in strutture dove più postazioni lavorano su un server RT, la logica resta la stessa: il collegamento tra Pos e registratori deve riflettere l’assetto reale dell’incasso. In questi casi, può essere necessario abbinare i Pos “di cassa” alla matricola del server RT a cui risultano collegati i punti cassa.
Esistono però attività e operazioni che non rientrano nell’obbligo, perché già escluse dalla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi (ad esempio distributori automatici, vendite di carburante, ricarica di veicoli elettrici e, più in generale, le operazioni esonerate anche se pagate in modo elettronico). Qui il collegamento tra Pos e registratori non è richiesto, salvo un caso rilevante: quando lo stesso Pos viene usato sia per operazioni “certificate” sia per operazioni esonerate. In tale situazione, l’adempimento resta dovuto.
Se invece un Pos è dedicato esclusivamente a operazioni esonerate, può essere dichiarato come tale e non collegato; tuttavia non deve essere utilizzato neppure occasionalmente per operazioni che richiedono certificazione.
Inoltre, quando l’esercente sceglie volontariamente di emettere documento commerciale anche per operazioni esonerate, i Pos impiegati devono essere collegati. L’obbligo non opera quando tutti i corrispettivi sono certificati esclusivamente tramite fattura.
Sul piano normativo generale, la disciplina dei corrispettivi telematici si innesta nel quadro del D.Lgs. 127/2015 (in particolare art. 2), mentre le istruzioni operative e le modalità di comunicazione sono demandate alle funzionalità rese disponibili dall’Agenzia delle entrate sul portale “Fatture e Corrispettivi”.
Tempistiche e scadenze del collegamento tra Pos e registratori
La tempistica indicata è scandita da finestre precise. La prima comunicazione dei collegamenti deve partire nei primi giorni di marzo 2026 e riguarda i Pos attivi nel mese di gennaio 2026. Dopo l’avvio, gli aggiornamenti sono richiesti solo in caso di nuove attivazioni, variazioni o dismissioni.
Per i Pos attivati dopo gennaio 2026, la registrazione del collegamento va effettuata tra il sesto giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione. La stessa finestra vale anche per eventuali modifiche successive dei dati già comunicati. Un esempio chiarisce la regola: i collegamenti relativi al mese di aprile 2026 devono essere registrati (o aggiornati, se necessario) tra il 6 giugno e il 30 giugno 2026.
Quando la procedura web è attiva, è previsto anche un termine di 45 giorni per effettuare la comunicazione del collegamento tra gli strumenti (registratore telematico e/o procedura web) e i Pos utilizzati nel mese di gennaio 2026, da parte dell’esercente o di un soggetto delegato.
In sintesi, rispettare scadenze e coerenza organizzativa riduce il rischio di errori formali: il collegamento tra Pos e registratori diventa un dato “anagrafico” da tenere aggiornato, al pari delle configurazioni di cassa, e rappresenta un tassello in più nella tracciabilità dei pagamenti.
Riassumendo
- Dal 2026 obbligo di comunicare il collegamento tra Pos e registratori.
- Il collegamento è informatico, non fisico tra dispositivi di incasso.
- Comunicazione tramite portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle entrate.
- Possibili abbinamenti multipli tra Pos, registratori telematici o server RT.
- Esclusioni per operazioni esonerate, salvo uso promiscuo del Pos.
- Scadenze: prima comunicazione da marzo 2026, poi aggiornamenti periodici.
