Pasquale Pirone
Dal 1° gennaio 2025, come noto, è entrato in vigore un importante obbligo per tutte le società italiane: ogni amministratore deve possedere e comunicare al Registro delle Imprese una PEC. Questa misura, prevista dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024, art. 1, comma 860), mira a potenziare la trasparenza e la tracciabilità dei rappresentanti societari, inserendosi in un più ampio processo di digitalizzazione del sistema imprenditoriale.
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è ormai uno strumento essenziale nelle comunicazioni ufficiali tra imprese, pubblica amministrazione e professionisti. Con questa novità normativa, anche gli amministratori vengono direttamente identificati attraverso un canale di comunicazione personale e certificato.
Comunicazione PEC amministratori: chiarimenti del MIMIT e l’estensione dell’obbligo
Per chiarire gli aspetti applicativi, il Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) era intervenuto con la Nota n.
43836 del 12 marzo 2025, precisando che l’obbligo riguarda tutte le società, comprese quelle costituite prima del 1° gennaio 2025. Ciò significa che non sono coinvolte solo le nuove imprese, ma anche tutte quelle già iscritte nel Registro delle Imprese.
Inizialmente, alle società già costituite era stato concesso tempo fino al 30 giugno 2025 per adempiere, ma il termine della comunicazione PEC amministratori è stato poi prorogato al 31 dicembre 2025. Si era creato il dubbio se detta scadenza fosse ordinatoria o perentorio.
Il Decreto-Legge 159/2025: nuove precisazioni operative
Con l’entrata in vigore del Decreto-Legge n. 159 del 2025 (“Misure urgenti per la tutela della salute e della sicurezza sui luoghi di lavoro e in materia di protezione civile”), il Governo ha ulteriormente disciplinato l’obbligo della PEC amministratori. L’articolo 13 del decreto, operativo dal 31 ottobre 2025, conferma che:
- l’obbligo di indicare la PEC personale dell’amministratore va assolto entro il 31 dicembre 2025 (il termine, quindi, diventa perentorio);
- la PEC deve essere esclusivamente personale, non può essere coincidente con quella dell’impresa;
- l’adempimento va effettuato anche in occasione del conferimento o del rinnovo dell’incarico di amministratore.
Questo significa che la PEC dell’azienda non potrà più essere utilizzata per soddisfare l’obbligo: ogni amministratore dovrà avere un proprio indirizzo certificato, distinto da quello societario.
A chi si applica la norma sulla PEC amministratori
L’ambito soggettivo dell’obbligo è stato oggetto di qualche incertezza. Il decreto, infatti, sostituisce il riferimento generico agli “amministratori” con una formulazione più specifica: “l’amministratore unico o l’amministratore delegato o, in mancanza, il presidente del consiglio di amministrazione”.
Questa distinzione crea difficoltà interpretative in alcune forme societarie in cui tali figure non esistono formalmente. Ad esempio:
- nelle società in nome collettivo (Snc), la gestione è affidata ai soci, con poteri disgiunti o congiunti.
- nelle società in accomandita semplice (Sas), gli accomandatari esercitano l’amministrazione, anch’essi in modo disgiunto o congiunto.
- nelle società a responsabilità limitata (Srl), può essere previsto un sistema con più amministratori dotati di poteri distinti o congiunti, anziché un consiglio di amministrazione.
In questi casi, la norma appare di difficile applicazione, poiché non è sempre individuabile un solo soggetto a cui attribuire l’obbligo di comunicare la PEC personale.
Le sanzioni in caso di inadempimento
L’articolo 13 del DL 159/2025 richiama le sanzioni previste dall’art. 16, comma 6-bis, del DL 185/2008, già applicabili per la mancata comunicazione del domicilio digitale. In particolare:
- per le nuove imprese, la domanda di iscrizione al Registro viene sospesa finché non viene indicata la PEC personale dell’amministratore.
- per le imprese già esistenti, la mancata comunicazione entro il termine del 31 dicembre 2025 comporta una sanzione amministrativa prevista dall’art. 2630 del Codice Civile, raddoppiata (da 206 a 2.064 euro); l’assegnazione d’ufficio di un nuovo domicilio digitale da parte del Registro delle Imprese.
In sostanza, la mancata regolarizzazione non solo comporta una sanzione economica rilevante, ma anche la perdita del controllo diretto sul proprio indirizzo PEC, che potrà essere attribuito automaticamente dall’amministrazione competente.
PEC amministratori: implicazioni pratiche e obiettivi della normativa
L’introduzione dell’obbligo della PEC amministratori rientra nel più ampio percorso di modernizzazione e digitalizzazione dei rapporti tra imprese, pubblica amministrazione e cittadini. Il legislatore punta a rafforzare la responsabilità individuale degli amministratori e a garantire una maggiore tracciabilità delle comunicazioni ufficiali.
Ogni amministratore, infatti, sarà direttamente raggiungibile per via elettronica, senza passare dai canali societari. Questo sistema consente una gestione più efficiente delle notifiche e riduce i rischi di dispersione delle informazioni, oltre a favorire una maggiore trasparenza nei confronti delle autorità e dei terzi.
Riassumendo
- Dal 2025 ogni amministratore deve avere una PEC personale iscritta al Registro Imprese.
- Il termine per comunicare la PEC amministratori è fissato al 31 dicembre 2025.
- La PEC deve essere personale, non coincidente con quella dell’impresa.
- L’obbligo riguarda tutte le società, anche quelle costituite prima del 2025.
- Chi non adempie rischia sanzioni fino a 2.064 euro e PEC assegnata d’ufficio.
- La misura promuove digitalizzazione, trasparenza e tracciabilità degli amministratori societari.
