Pasquale Pirone
La circolare n. 26 pubblicata da Assonime il 3 dicembre 2025 offre un quadro dettagliato delle nuove regole sulla tracciabilità legate alle spese trasferta e rappresentanza, tema diventato centrale dopo una serie di interventi normativi che hanno ridefinito obblighi e condizioni per lavoratori e imprese. Le novità derivano dal D. Lgs. 192/2024, dalla legge di bilancio 2025 e, più recentemente, dal D.L. 84/2025, che ha ulteriormente precisato l’ambito di applicazione delle nuove disposizioni.
Tracciabilità spese e rappresentanza: sistema di controllo più esteso
Il principio introdotto dal legislatore mira a rafforzare la trasparenza nei pagamenti effettuati durante missioni lavorative. La tracciabilità dei pagamenti nelle partita IVA diventa, infatti, un requisito essenziale per escludere i rimborsi dal reddito del lavoratore, sia dipendente sia autonomo, e per permettere alle aziende di dedurre le stesse spese ai fini del reddito d’impresa e dell’IRAP.
La normativa interessa un ampio ventaglio di costi, comprendendo le spese sostenute per:
- vitto e alloggio
- spostamenti e trasferimenti;
Il nuovo impianto mira, in sostanza, a uniformare il sistema di controllo fiscale, riducendo le aree non tracciate che potrebbero prestarsi a irregolarità.
Esclusione delle spese all’estero
Il D.L. 84/2025 (c.d. decreto fiscale) introduce poi un correttivo rilevante: il vincolo di tracciabilità opera soltanto per i costi sostenuti sul territorio italiano. Rimangono, invece, escluse le spese pagate all’estero, riconoscendo le difficoltà operative nel garantire una verifica puntuale dei pagamenti fuori dai confini nazionali.
La scelta risponde anche a una finalità di carattere pratico. I sistemi di pagamento internazionali non consentono sempre di individuare strumenti considerati idonei dalla normativa italiana, né permettono di certificare le attività svolte dai fornitori coinvolti.
Di conseguenza, il legislatore ha preferito limitare l’obbligo alle operazioni effettuate in Italia, mantenendo comunque l’obiettivo antievasione alla base della riforma.
Tracciabilità trasferte e rappresentanza: pagamenti ammessi e casi particolari
Assonime chiarisce che solo i pagamenti effettuati con strumenti tracciabili rendono possibile l’esclusione dei rimborsi dal reddito del lavoratore e la deduzione per l’impresa. Rientrano tra gli strumenti validi:
- bonifici;
- carte di pagamento;
- assegni;
- applicazioni collegate a conti correnti.
Grande attenzione viene posta poi alle spese di viaggio e trasporto. L’obbligo di tracciabilità riguarda soprattutto taxi e servizi NCC, considerati aree più esposte a rischi fiscali. Rimangono invece escluse le tratte effettuate con mezzi di linea come treni, autobus o aerei, dove la documentazione di spesa risulta già di per sé strutturata e verificabile.
Tracciabilità per le spese di rappresentanza
Una delle novità più significative è l’estensione del requisito di tracciabilità anche alle spese di rappresentanza. Questi costi, spesso utilizzati dalle aziende per finalità promozionali o di relazione con clienti e partner, potranno essere dedotti solo se pagati con strumenti che consentono di ricostruire in modo chiaro e verificabile l’operazione effettuata.
L’estensione della regola rappresenta un cambiamento importante, poiché per lungo tempo queste spese hanno avuto una disciplina più flessibile rispetto ai rimborsi da trasferta.
Implicazioni operative per le imprese
La circolare Assonime dedica ampio spazio alle ricadute organizzative per le aziende. Per rispettare i nuovi obblighi, è necessario rivedere i processi interni legati alla gestione delle trasferte, aggiornando procedure e controlli. Tra le soluzioni suggerite figura la possibilità di dotare i dipendenti di carte aziendali, così da facilitare l’utilizzo di strumenti tracciabili ed evitare contestazioni in sede di verifica.
Assonime evidenzia inoltre l’importanza di chiarimenti futuri, utili a superare possibili incoerenze interpretative e a sostenere le imprese nella fase di adeguamento. Le norme, infatti, introducono un sistema più rigoroso ma richiedono anche una corretta applicazione pratica per evitare problematiche nei rapporti con l’amministrazione finanziaria.
La nuova disciplina sulle spese trasferta e rappresentanza segna dunque un passaggio significativo nella lotta all’opacità fiscale, imponendo a imprese e lavoratori un approccio più strutturato nella gestione dei costi legati a trasferte e attività promozionali.
Riassumendo la tracciabilità spese trasferta e rappresentanza
- Nuove regole impongono tracciabilità per deducibilità e non imponibilità delle spese di trasferta.
- Obbligo valido solo per costi sostenuti in Italia, esclusi quelli all’estero.
- Ammessi solo pagamenti tracciabili come carte, bonifici, assegni e app collegate.
- Tracciabilità obbligatoria per taxi e NCC, esclusi mezzi di linea.
- Le spese di rappresentanza diventano deducibili solo se tracciate correttamente.
- Imprese devono aggiornare procedure interne e introdurre strumenti di pagamento aziendali.
