Se il datore di lavoro non ti approva la settimana corta, niente paura. Puoi “accorciare” tu stesso il tempo del lavoro e mantenendo i risultati, anzi migliorandoli. Secondo un rapporto stilato da Starling Bank, le microimprese (quelle da uno a nove dipendenti) passano oltre 15 ore a settimana lavorando su mansioni amministrative; per i lavoratori autonomi, queste pratiche arrivano ad occupare un terzo del loro tempo settimanale.

Questo comporta uno spreco in termini di ore di produttività, un aspetto che affligge molte delle imprese e degli stessi lavoratori, anche dipendenti.

Non è infatti un caso che per ottimizzare il tempo a lavoro alcune delle più grandi imprese al mondo stiano pensando di passare definitivamente alla settimana corta, visti gli innegabili vantaggi che hanno mostrato i diversi casi pilota in Europa e nel mondo.

Meno ore di lavoro, meno giorni in ufficio, ma una massimizzazione della produttività con il beneficio di più tempo libero.

Un traguardo davvero importante per il mondo del lavoro, specie in un periodo come quello attuale, in cui stress e ansia hanno invaso le nostre vite e il tempo rappresenta una merce davvero rara.

Tuttavia, al momento la settimana corta non è ancora una realtà consolidata, quindi bisogna fare leva sulla proprio forza di volontà per ottimizzare il tempo a lavoro, riuscendo così ad avere più spazio per i proprio interessi e per la famiglia.

Di seguito proponiamo dieci semplici consigli per rendere la giornata lavorativa più snella ed efficiente.

Come ottimizzare il tempo a lavoro

Lavorare meglio, in meno tempo: ottimizzare le ore lavorative permette di ottenere una serie di altri importanti vantaggi:

• una migliore qualità del lavoro
• meno stress
• maggiore consapevolezza delle proprie capacità
• riduzione o annullamento dell’annoso fenomeno della procrastinazione.

Eh sì, è proprio il procrastinare che favorisce una gran perdita di tempo: ma perché tendiamo a rimandare spesso i nostri impegni?

Perché in realtà abbiamo del tempo libero, ma semplicemente lo sfruttiamo male.

Se stai leggendo questo articolo evidentemente sei consapevole della tua necessità di ottimizzare il tempo, a lavoro così come al di fuori dell’ufficio.

Prova allora a seguire questi consigli e vedrai che otterrai da subito dei miglioramenti nella gestione del tuo tempo.

1. Impara ad utilizzare il tuo tempo

Il tempo si può paragonare ad un budget mensile che ci prefissiamo per contenere le spese; se andiamo oltre il limite stabilito stiamo sprecando soldi e non risparmiamo.

Quello che bisogna fare è preparare una “tabella di marcia” del lavoro, iniziando la giornata con le idee chiare su cosa fare, utilizzando magari anche delle apposite app.

2. Creare una programmazione giornaliera

Perché la nostra tabella di marcia si efficace, è necessario programmare la giornata lavorativa in maniera ottimale. Quindi bisogna andare oltre il semplicistico concetto “ho otto ore per fare tutto” e puntare sull’ottimizzare il tempo in base alla complessità delle mansioni.

• In primo luogo vanno create delle timeline credibili, fattibili da rispettare ma al tempo stesso abbastanza sostenute nei ritmi;
• mantenere il focus sul lavoro per il tempo che si è prefissati per finirlo. Ad esempio, se stimiamo un’ora o due, in quel lasso temporale andrebbe messo via il cellulare ed evitata ogni perdita di tempo, come la preparazione di tè, caffè o uno spuntino.

3. Datti delle priorità

La realizzazione di uno schedule di lavoro presuppone che le varie attività da svolgere siano disposte in ordine di urgenza e di priorità. Quindi non più la più noiosa o difficile alla fine e la più semplice all’inizio (o viceversa): prima la più importante. Perché, se per qualsiasi motivo ci fossero dei contrattempi durante la giornata, sono almeno concluse le attività prioritarie.

4. Capisci quando delegare

Quando il carico di lavoro è troppo grande, a volte si corre il serio rischio di svolgerlo male per portarlo a termine ad ogni costo.

La politica del whatever it takes non è sempre la strategia giusta, anzi.

In alcune occasioni delegare è fondamentale, sia da lavoratori autonomi verso terze parti, sia da dipendenti verso colleghi che magari hanno competenze più specifiche o più tempo a disposizione.

5. Raggruppa le attività

Un altro fondamentale passaggio per ottimizzare il tempo a lavoro è il raggruppamento di attività simili. Per esempio:

• dedicare una giornata ai meeting di lavoro;
• stabilire un orario al mattino in cui rispondere a tutte le e-mail;
• creare report e distribuirli di prima mattina così da permettere anche agli altri di organizzare da subito la giornata.

6. Stabilisci delle tempistiche adeguate

Come accennavamo più su, è importante mantenere dei ritmi sostenuti sul lavoro, perché, come insegna la legge di Parkinson “Work expands to fill the time available for its completion” (il lavoro si espande per riempire tutto il tempo a disposizione per il suo completamento).

Se per un’attività richiede tre ore per essere portata a termine, ma abbiamo a disposizione otto ore di tempo, allora ce ne impiegheremo otto, anche affannandoci negli ultimi istanti.

Meglio darsi come obiettivo un tempo inferiore, per poi utilizzare quello in eccesso in caso di necessità.

7. Impara a dire no

Così come per la delega, il NO è uno strumento fondamentale, se usato bene, per ottimizzare il tempo a lavoro. Spesso la voglia di strafare porta ad accettare incarichi laddove l’agenda è già bella piena.

Il risultato? Ritardi generali per tutti gli altri incarichi e un conseguente accumulo di stress.

8. Evita il multitasking

Benché nell’immaginario “essere multitasking” è considerato un valore aggiunto, la scienza si esprime in maniera diametralmente opposta: riduce l’efficienza  e può addirittura essere pericoloso.

Uno studio dell’American Psychological Association ha dimostrato che passare da un’attività all’altra di frequente comporta la perdita di attenzione e aumenta il rischio di errori.

9. Mantieni la postazione di lavoro in ordine

Questo consiglio potrebbe apparire come una fastidiosa banalità, ma in realtà è un importante tassello del mosaico di cose da fare per ottimizzare il tempo a lavoro. Un articolo di National Geographic riporta le considerazioni di psicologi e neuroscienziati sull’impatto cognitivo del disordine. La percezione visiva del disordine aumenta i livelli di stress e di ansia, arrivando anche ad innescare il fenomeno della reazione acuta da stress (detta anche reazione attacco o fuga).

Mantenere l’essenziale sulla postazione di lavoro permette anche alla mente di focalizzarsi meglio su ciò che si sta facendo.

10. utilizza dei tool per la gestione del tempo

Ora più che mai la tecnologia ci viene in aiuto per aiutarci ad ottimizzare il tempo a lavoro: app e  software per ogni livello, facili da usare e in grado di massimizzare l’efficienza della giornata lavorativa.

Dai più semplici Google Calendar, Outlook Calendar o OneDrive, ai più articolati Asana o Fluida.