La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare e.mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68). Alla casella di Posta Elettronica Certificata dell’impresa chiunque, compresa la Pubblica Amministrazione, può trasmettere comunicazioni destinate all’impresa stessa. Tutti i possessori di una casella PEC (imprenditori individuali, società, Pubblica Amministrazione, professionisti) possono quindi scambiarsi tra loro corrispondenza amministrativa, commerciale o informativa, in modalità ufficiale, legale e sicura, in alternativa all’utilizzo di raccomandate A/R postali.

Il 30 giugno 2013 è nato l’obbligo anche le imprese individuali di iscrivere al Registro Imprese la propria casella di Posta Elettronica Certificata (PEC). Tale obbligo era già in vigore dal 29 novembre 2011 per le società. Avvocati senza PEC: cosa si rischia

Decreti legislativi che regolano l’obbligatorietà della PEC

Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e Decreto legge 21 giugno 2013, n. 69 Codice dell’amministrazione digitale “Il CAD prescrive che le amministrazioni utilizzino la PEC per comunicare con i soggetti interessati che ne facciano richiesta (Art. 6) e si dotino di una casella PEC per ciascun registro di protocollo (Art. 47, c. 3). Inoltre stabilisce che le comunicazioni di documenti tra le PA siano valide, ai fini della verifica della provenienza, se trasmesse attraverso sistemi di PEC (Art. 47, c. 2). In base all’Art. 48, la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante PEC. Tale trasmissione equivale alla notificazione per mezzo della posta“. Art. 16, comma 6 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito nella legge 28 gennaio 2009, n. 2 “Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al Registro Imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al Registro Imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata. L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel Registro Imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.” La legge introduce l’obbligatorietà della PEC per le imprese costituite in forma societaria e per i professionisti iscritti agli Ordini.

Gli Enti pubblici sono invece tenuti a pubblicare i propri indirizzi PEC sull’Indice delle PA. Tutte le comunicazioni tra Enti pubblici, professionisti ed imprese possono avvenire via PEC, senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne.

Sanzioni in caso di mancata comunicazione

Le imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale, sono tenute a depositare, presso l’ufficio del registro delle imprese competente, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. L’ufficio del registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un’impresa individuale che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista dall’articolo 2630 del codice civile, sospende la domanda fino ad integrazione della domanda con l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) e comunque per quarantacinque giorni, trascorso tale periodo, la domanda si intende non presentata.

La Posta Elettronica Certificata garantisce , in caso di contenzioso, l’opponibilità a terzi del messaggio

La Posta Elettronica Certificata ha il medesimo valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell’orario esatto di spedizione. Il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati.

Il termine “Certificata” si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori certificano quindi con le proprie “ricevute” che il messaggio:

• è stato spedito;

• è stato consegnato;

• non è stato alterato.

In ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non possano esserci dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Nel caso in cui il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consentirà la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.