Libri contabili obbligatori: scadenze e conservazione, guida completa

Libri contabili obbligatori quali sono, come vengono conservati e quali scadenze rispettare: ecco una guida completa
Sono tenuti all’obbligo dei libri contabili gli imprenditori che adottano la contabilità ordinaria ai sensi della normativa civilistica e fiscale. Sono esonerati dalla tenuta dei libri contabili i soggetti che adottano la contabilità semplificata.

Libri contabili obbligatori: normativa civilistica

L’art. 2214 del codice civile, sancisce ai fini civilistici, l’obbligo di tenuta delle scritture contabili, secondo cui l’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari.

Libri contabili obbligatori: chi è escluso?

Ai sensi del comma 3, dell’articolo 2214 del codice civile, sono esclusi dall’obbligo di tenuta delle scritture contabili piccoli imprenditori, ad esempio: gli artigiani, i piccoli commercianti, ecc.

Libri contabili obbligatori

I libri contabili obbligatori sono:

il libro giornale;

il libro degli inventari;

il libro delle scritture ausiliarie (mastro);

i registri Iva (acquisti, vendite e/o corrispettivi);

il registro dei beni ammortizzabili;

Libro giornale

Il codice civile, secondo l’art. 2219, stabilisce che la tenuta del libro giornale deve avvenire secondo le norme di un’ordinata contabilità. Non si possono fare correzioni e cancellazioni, se fatte devono essere leggibili. Non è ammessa sul libro giornale la scrittura a matita. Secondo l’art. 22 del DPR N. 600/1973, Le annotazioni sul libro giornale devono essere effettuate entro 60 giorni dall’avvenuta operazione.

Libro inventari

La norma stabilisce l’obbligo della tenuta del libro inventari, che come il libro giornale deve essere tenuto secondo un’ordinata contabilità. Il libro inventari viene redatto per la prima volta all’atto della costituzione dell’impresa, poi successivamente ogni anno che coincide con il periodo amministrativo. Il libro inventario deve essere sottoscritto dal titolare dell’impresa, sia che si tratti di un titolare d’impresa individuale sia che si tratti di un rappresentante legale di società.

Il libro inventario deve essere sempre sottoscritto e in caso di controllo è espressamente richiesta la sottoscrizione dell’inventario, non è sufficiente la disponibilità su supporto magnetico o la stampa in presenza del verificatore.

Libro mastro

Il libro mastro non deve né vidimato, né bollato, né numerato. Esso si compone di tante schede, e racchiudono i movimenti effettuati nell’anno dall’impresa.

Registro dei beni ammortizzabili

Il registro dei beni ammortizzabili è richiesto dalla disciplina fiscale. Nel registro devono essere indicati tutti gli immobili e beni dell’impresa.
Nel registro devono essere indicati, per ciascun bene i l’anno di acquisizione, il costo originario, le rivalutazioni, le svalutazioni, il fondo di ammortamento, il coefficiente di ammortamento praticato nel periodo d’imposta, la quota annuale di ammortamento.
In riferimento alle quote di ammortamento, vengono imputate al conto economico e dedotte dal reddito d’esercizio, nel conto economico (art. 75 del DPR N. 917/86). La mancata annotazione delle quote di ammortamento nel registro comporta l’indeducibilità dal reddito d’impresa e sanzioni.
Il registro dei beni ammortizzabili è numerato progressivamente e non necessita di vidimazione e bollatura.

I registri Iva

L’articolo 14, lettera b) del DPR n. 600/73 prevede la tenuta obbligatoria dei registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto. I principali registri Iva regolamentati sono: il registro delle fatture emesse (articolo 23 DPR n. 633/72); registro dei corrispettivi (articolo 24 DPR n. 633/72); registro degli acquisti (articolo 25 DPR n. 633/72).
Devono essere stampati entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi. Devono essere numerati progressivamente, indicando, affianco al numero della pagina, l’anno a cui si riferiscono le scritture. Devono essere tenuti secondo le regole di ordinata contabilità: senza spazi in bianco, interlinee, trasporti in margine, abrasioni. Devono essere conservati per un periodo di 4 anni, a decorrere dal 31.12 dell’anno in cui è stata presentata la dichiarazione a cui si riferiscono le scritture.

Vidimazione iniziale

l’obbligo di vidimazione o bollatura iniziale è stato abolito per i libri contabili e i registri:
libro giornale, libro degli inventari e registri obbligatori ai fini delle imposte dirette, come il libro cespiti, e dell’Iva, come i registri Iva degli acquisti e delle fatture emesse.
Permane l’obbligo della loro numerazione progressiva in rispetto alle norme di un’ordinata contabilità.

Imposta di bollo

L’imposta di bollo secondo l’articolo 16 Parte I della Tariffa allegata al DPR n. 642/72, è dovuta per la tenuta:

del libro giornale e del libro degli inventari;

dei libri sociali obbligatori;

per ogni altro libro o registro prescritto da leggi speciali.

Sono, invece, esentati dal bollo i libri contabili e i registri prescritti dalle norme tributarie.

L’imposta di bollo è dovuta nella seguenti misure:

società di capitali tenute al versamento della Tassa di Concessione Governativa: euro 16,00 per ogni 100 pagine o frazione;

persone fisiche società di persone: euro 32,00 ogni 100 pagine o frazioni.

L’imposta di bollo va assolta solo sulle pagine effettivamente utilizzate.

Termini di conservazione

Devono essere conservati per un tempo definito i libri e i registri contabili. Ai fini civilistici, l’articolo 2220, comma 1, e 2 c.c. dispone che i i libri e registri contabili obbligatori debbano essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
Ai fini fiscali, l’art. 22, commi 2 e 3 del DPR n. 600/73, stabilisce che le scritture contabili obbligatorie, debbano essere conservati: “fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine stabilito dall’art. 2220 del codice civile o da altre leggi tributarie“.
Dispone anche che i supporti meccanografici, elettronici e similari devono essere conservati fino a quando i dati contabili in essi contenuti non siano stati stampati sui libri e registri previsti dalle vigenti disposizioni di legge.

La conservazione telematica dei libri

Per la conservazione telematica dei libri, gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione per la tenuta dei libri, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.