Data certa sui documenti: come ottenerla?

Data certa sui documenti, è la prova che il documento è stato formato in un determinato giorno, mese, anno: ecco vari metodi per ottenerla.

di , pubblicato il
Data certa sui documenti, è la prova che il documento è stato formato in un determinato giorno, mese, anno: ecco vari metodi per ottenerla.

Data certa, Poste Italiane dal 1 aprile 2016 non eroga più il servizio. La Posta apponeva un timbro postale su un documento al fine di attestarne la data (giorno, mese e anno) della sua formazione e renderlo così opponibile a terzi.

Ma per ottenere la data certa esistono altri metodi, vediamo insieme quali sono e come ottenerla.

Data certa con PEC

 La posta elettronica certificata garantisce la data certa. Quindi, se volete apporre la data certa ad una comunicazione potete spedirla via PEC a voi stessi oppure ad un altro account di posta elettronica certificata.

Una volta effettuato l’invio, dovete conservare le due mail certificate inviatevi dal gestore, con cui si certifica l’avvenuta presa in consegna del messaggio e il suo recapito. Sono queste due email che certificano la data certa del documento spedito. E’ un servizio gratuito e facile, ma ha un problema, è necessario che il mittente abbia un indirizzo di PEC.

Data certa per posta

Prima le Poste Italiane erogavano il servizio di “Data certa”, dal 1 aprile 2016 questo servizio, comodo e veloce, è stato abolito.

Si può ottenere la data certa inviando il documento a voi attraverso il servizio postale. L’invio può essere curato con posta raccomandata. Ecco come fare:

  • prendere il documento e piegarlo su sé stesso;
  • scrivere il proprio indirizzo su una delle facciate del plico;
  • affrancare e indirizzare al proprio indirizzo di residenza;
  • conservare la raccomandata nel vostro archivio non appena vi sarà arrivata.

Vi ricordiamo che, nel caso di una raccomandata, Poste Italiane non appone più il timbro postale sulla busta da lettere all’atto di consegnarla al destinatario. Oggi tutto avviene telematicamente. Sulla busta viene comunque apposto un codice a barre attraverso il quale è possibile risalire alla spedizione anche mediante il servizio “Dove Quando” di Poste Italiane.

Con deposito dal notaio

Potete depositare il documento presso un notaio il quale provvederà a redigere un verbale di deposito. Nel verbale di deposito il notaio prende atto della data, del luogo e della vostra identità, dando, data certa al documento depositato.

In alternativa, potete richiedere al notaio o in Comune, l’autentica della vostra firma da apporre sul documento. Si tratta di un sistema sicuro ma sicuramente il più caro.

Marca temporale

 La marca temporale è il servizio a pagamento fornito dai certificatori accreditati che consente, attraverso una procedura informatica, di apporre una marca virtuale su un documento informatico associando ad esso una data ed un’ora certe e legalmente valide. Per apporre una marca temporale ad un documento non è necessario essere dotati della firma digitale. Anche questo è un sistema certo e sicuro, ma richiede un apposito servizio telematico.

Data certa digitale

Si può anche acquistare il servizio Data Certa Digitale di Postel il quale vi consente di certificare la data di un documento mediante l’apposizione di una marca postale elettronica(EPCM).

E’ un sistema sicuro e garantito, inoltre elimina il problema di dover archiviare la prova in formato cartaceo, in quanto l’attestazione viene conservata per almeno 10 anni da Postel. Potrebbe essere poco conveniente, in quanto richiede un abbonamento annuale.

Argomenti: , , ,