La digital transformation ha introdotto nelle PMI un cambiamento radicale, che ha contribuito a dare vita a una migliore gestione delle spese aziendali.
Il merito è da attribuire, nello specifico, all’automatizzazione dello spend management, un processo che permette alle imprese di abbandonare il ricorso a soluzioni ormai obsolete, che spesso possono provocare inefficienze e malcontento.
Per esempio, una gestione digitalizzata consente alle aziende di non ricorrere più al contante, tra i principali responsabili dell’insorgere di criticità: infatti, il suo impiego espone maggiormente al rischio che si verifichino ammanchi, senza contare che prevede il ricorso a laboriose operazioni manuali per le note spese e per i processi di riconciliazione.
Un’altra pratica piuttosto diffusa in ambito aziendale risulta essere l’anticipo da parte dei dipendenti, che, tuttavia, a causa di note spese mal compilate, spesso finisce per dare luogo a lungaggini amministrative che causano procedure di rimborso lente e malcontento tra i collaboratori.
L’alternativa di ricorrere a carte di credito non consente invece di avere una visione completa di tutte le transazioni, senza considerare i limiti di spesa piuttosto rigidi, che possono ostacolare le potenzialità del business.
Come automatizzare lo spend management in azienda
Per favorire l’automazione dello spend management nelle PMI è possibile adottare risorse flessibili e all’avanguardia come la piattaforma Soldo, che permette di gestire le spese aziendali attraverso una web console, carte prepagate aziendali e un’app dedicata.
In particolare, con la web console è possibile tenere sotto controllo ogni uscita in tempo reale, andando a semplificare le attività di monitoraggio del reparto amministrativo.
Con le carte di pagamento di Soldo integrate alla piattaforma, invece, i collaboratori hanno accesso ai fondi dell’azienda con un sistema funzionale alla continuità del business, ma nel rispetto dei parametri e delle politiche di acquisto impostati dal management.
In particolare, per ogni carta è possibile fissare dei tetti massimi di spesa, stabilire le categorie merceologiche di acquisto consentite e stanziare il trasferimento di nuovi fondi per far fronte a ogni genere di esigenza.
Inoltre, Soldo mette a disposizione un’app mobile che consente di monitorare le transazioni effettuate, catturare le immagini dei giustificativi da associare ai rispettivi acquisti ed eventualmente richiedere autorizzazioni per le transizioni occasionali.
Il tutto a favore di una reportistica che automatizza la creazione delle note spese, in un sistema scalabile e capace d’integrarsi con tutti i principali software di contabilità per ottimizzare i processi amministrativi e assicurare un’immediata riconciliazione contabile.
Spend management: quali vantaggi con l’automatizzazione?
Automatizzare il sistema delle spese aziendali significa portare l’azienda a un livello di efficienza operativa superiore.
In una realtà digitalizzata, infatti, ogni processo può essere monitorato nel suo insieme, favorendo una migliore allocazione dei capitali grazie alla possibilità di individuare tempestivamente quei settori che assorbono un elevato quantitativo di risorse senza produrre un proporzionale ritorno sull’investimento.
Con l’automazione dello spend management è inoltre possibile prevenire l’insorgere di determinate problematiche, scongiurando il rischio frodi e tutti gli effetti che potrebbero comportare per l’azienda.
In più, con una gestione smart e automatizzata si ha l’opportunità di prevenire gli errori involontariamente causati dall’approccio manuale, in modo da azzerare quelle inesattezze che possono rallentare le procedure di rendicontazione.
In aggiunta, ottimizzando il lavoro del team amministrativo, è possibile dispensare il personale da tutta una serie di procedure dispendiose, destinandolo a operazioni più stimolanti o più rilevanti per la crescita dell’impresa.