Veronica Caliandro
Farsi rimborsare le spese all’estero fatte in contanti è possibile. Come canta Jovanotti con il brano Bella: “E gira gira il mondo e gira il mondo e giro te, mi guardi e non rispondo, perché risposta non c’è nelle parole”.
Viaggiare per lavoro può essere affascinante, ma anche complicato, soprattutto quando si tratta di recuperare le spese sostenute fuori dai confini nazionali.
Scontrini scritti in lingue diverse, cambi valuta e acquisti in contanti possono far sembrare il rimborso un’impresa impossibile. Eppure, con la giusta documentazione e un po’ di attenzione, anche queste spese possono essere regolarmente riconosciute e rimborsate.
Di seguito vedremo nei dettagli come farsi rimborsare le spese all’estero fatte in contanti, evitando errori e rispettando le normative vigenti.
Come farsi rimborsare spese all’estero fatte in contanti
Nell’ambito delle trasferte e delle missioni lavorative all’estero, le aziende e i lavoratori dipendenti si trovano spesso a dover affrontare difficoltà legate alla tracciabilità dei pagamenti, soprattutto in Paesi in cui non è possibile utilizzare strumenti elettronici. Un recente chiarimento dell’Agenzia delle Entrate ha fatto chiarezza su questo aspetto, confermando che in ambito internazionale non è più richiesto l’obbligo della tracciabilità per i rimborsi spese ai fini della loro esclusione dalla base imponibile.
Entrando nei dettagli ricordiamo che la Legge di Bilancio 2025, con l’articolo 1, comma 81, lettera a), ha modificato l’articolo 51, comma 5, del TUIR, approvato con D.P.R. numero 917 del 1986, specificando che i rimborsi per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, incluse quelle sostenute con autoservizi pubblici non di linea, come taxi e NCC, non concorrono a formare reddito da lavoro dipendente solo se pagate con mezzi tracciabili. Tra quest’ultimi si annoverano bonifici, carte, assegni e così via.
In seguito il decreto legge numero 84 del 17 giugno 2025 ha ulteriormente modificato tale disposizione, limitando l’obbligo di tracciabilità alle spese sostenute “nel territorio dello Stato“. A tal proposito, come sottolineato nella risposta numero 188 del 2025 dell’Agenzia delle Entrate:
“a seguito di tale modifica legislativa, ai fini della non imponibilità dei rimborsi spese ai dipendenti ai sensi del comma 5 dell’articolo 51 del Tuir, per missioni e/o trasferte effettuate al di fuori del territorio dello Stato non è più richiesta la tracciabilità del pagamento“.
Come chiarito dall’ente di amministrazione finanziaria, quindi, per le trasferte o missioni effettuate fuori dal territorio nazionale, la mancanza di strumenti di pagamento tracciabili non compromette il beneficio fiscale. Il tutto a patto che le spese siano comunque pertinenti, giustificate e documentate in modo adeguato.
L’importanza di conservare la documentazione per ottenere il rimborso
Anche se la tracciabilità del pagamento non è più obbligatoria per le spese sostenute all’estero, ciò non significa che si possa trascurare la documentazione. Al contrario, la corretta raccolta e presentazione delle prove di spesa resta un requisito fondamentale per accedere al rimborso e beneficiare dell’esenzione fiscale. È quindi buona norma conservare scontrini, fatture o ricevute, anche se redatti in lingua straniera, possibilmente con una traduzione e l’indicazione del cambio valuta applicato.
È utile anche compilare una nota spese dettagliata, indicando data, luogo, tipo di spesa e motivazione. Inoltre è consigliabile segnalare preventivamente all’ufficio amministrativo la destinazione estera e le eventuali difficoltà previste nella tracciabilità dei pagamenti. Piccole e semplici accortezze che non solo facilitano l’iter interno di approvazione del rimborso. Ma rappresentano anche una tutela per il dipendente in caso di controlli futuri. Prepararsi prima della partenza, agire con trasparenza e documentare tutto con cura è il modo migliore per evitare problemi. E anche per ottenere il rimborso in modo corretto e tempestivo.
