Andrea Amantea
Con la risposta a interpello n. 187/2025 pubblicata in data 10 luglio, l’Agenzia delle Entrate ha ricostruito il nuovo quadro normativo della tassazione dei rimborsi ai dipendenti in trasferta dopo le modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (art. 1, comma 81, lett. a, L. 207/2024), che ha reso obbligatorio l’uso di mezzi di pagamento tracciabili per mantenere l’esenzione fiscale dei rimborsi. Dal DL 84/2025, che ha poi limitato tale vincolo alle sole trasferte svolte in Italia.
Vediamo nello specifico quali sono state le indicazioni fornite dall’Agenzia delle entrate.
La questione è molto delicata perché l’errata gestione dei rimborsi potrebbe portare a un amento del carico fiscale in busta paga a carico del lavoratore.
Rimborsi ai dipendenti in trasferta. Cosa dice la norma?
L’articolo 1, comma 81, lettera a), della legge di Bilancio 2025 ha modificato l’articolo 51, comma 5, del Testo unico delle imposte sui redditi, approvato con d.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917 (Tuir), in materia di indennità per trasferte o missioni di lavoratori dipendenti, aggiungendo, infine, il seguente periodo:
I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui
al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguite con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241».
Dunque, per far sì che i rimborsi non siano tassati in busta paga, è necessario pagare le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite strumenti tracciabili.
Ovvero carta di credito, bancomat, prepagate, assegni, ecc.
Anche la riforma fiscale è intervenuta sui rimborsi ai dipendenti in trasferta.
Di recente, il DL 84/2025, nuovo decreto fiscale, ha ulteriormente modificato la norma in parola prevedendo che non è necessario pagare tramite strumenti tracciabili le missioni e trasferte effettuate all’estero. In tali casi dunque anche se non pagati con carta o altro strumento tracciabili i rimborsi non concorreranno al reddito da tassare in capo al lavoratore.
Rimborsi ai dipendenti in trasferta. Tracciabilità anche per le spese all’estero?
Con la risposta n° 188/2025, l’Agenzia delle entrate ha analizzato proprio il caso dei rimborsi ai dipendenti per le trasferte all’estero.
In particolare, il Ministero istante ha chiesto chiarimenti in merito al trattamento fiscale dei rimborsi spese ai dipendenti impegnati in missioni e/o trasferte all’estero alla luce delle modifiche recate dall’articolo 1, comma 81, della legge 30 dicembre 2024, n. 207 (legge di Bilancio 2025), in merito alle modalità con le quali il dipendente è tenuto ad effettuare il pagamento.
Al riguardo, l’Istante ha fatto presente che i propri dipendenti possono essere inviati in missione e/o in trasferta in Paesi in cui gli strumenti di pagamento tracciati non sono diffusi.
Ciò premesso, l’Istante ha chiesto lumi sul corretto trattamento fiscale dei rimborsi. Soprattutto nel caso in cui il dipendente effettui una missione e/o una trasferta in un Paese in cui non è possibile effettuare un pagamento tracciato.
L’Agenzia delle entrate per rispondere ha richiamato la suddetta normativa, arrivando alla seguente conclusione:
Al fine della non concorrenza al reddito di lavoro dipendente dei rimborsi spese di cui al citato comma 5 dell’articolo 51, il dipendente deve effettuare i relativi pagamenti con mezzi diversi dal contante.
Tuttavia, a seguito dell’intervento del DL Fiscale, per la detassazione dei rimborsi spese ai dipendenti per missioni e/ o trasferte effettuate al di fuori del territorio dello Stato non è più richiesta la tracciabilità del pagamento.
In sostanza, via libera al pagamento dei rimborsi in contanti, senza che ciò comporti la tassazione del rimborsi “esteri” in busta paga.
Riassumendo
- Obbligo di tracciabilità in Italia – Dal 1° gennaio 2025 i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (taxi/NCC) non concorrono al reddito solo se le spese, sostenute in Italia, sono pagate con carta, bonifico o altri sistemi tracciabili.
- Spese ammesse – L’esenzione riguarda esclusivamente i costi documentati di vitto, alloggio, biglietti di viaggio e taxi/NCC collegati alla trasferta. Eventuali indennità forfettarie restano disciplinate dalle soglie ordinarie di art. 51 TUIR.
- Trasferte all’estero senza vincolo – Il DL 84/2025 ha abolito la tracciabilità per le missioni fuori dal territorio nazionale: anche pagamenti in contanti mantengono l’esenzione. Purché le spese siano inerenti e documentate.
- Decorrenza e adempimenti aziendali – Le regole si applicano alle spese sostenute dall’1 gennaio 2025 (legge di Bilancio). Con ulteriore adeguamento dal 18 giugno 2025 (entrata in vigore del DL 84/2025). Datori di lavoro e dipendenti devono conservare ricevute/fatture a supporto del rimborso. Altrimenti la somma diventa imponibile.
