DocuWare Kyocera: sicurezza e semplicità nella gestione dei documenti

È il momento di investire in ECM e nel futuro competitivo delle aziende

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È il momento di investire in ECM e nel futuro competitivo delle aziende

In azienda, la gestione documentale si caratterizza troppo spesso per essere poco efficiente e particolarmente onerosa. A fronte di un elevato impiego di risorse, per i dipendenti l’accesso ai documenti risulta particolarmente difficoltoso, le opzioni di ricerca sono limitate e non c’è la possibilità di visualizzare tutte le parti di un processo aziendale. Inoltre, spesso non è possibile accedere alle informazioni quando si è fisicamente fuori dagli uffici.

Per risolvere questo tipo di criticità, è necessario che le aziende si dotino di un sistema di gestione documentale che permetta di curare in maniera professionale i contenuti aziendali (ECM, Enterprise Content Management).

DocuWare è la soluzione commercializzata da Kyocera, il colosso giapponese di componenti ceramici industriali per il mondo It e delle comunicazioni, per archiviare automaticamente i documenti sulla base dei criteri impostati dagli utenti, indipendentemente dall’origine o dal formato.

Con DocuWare è possibile archiviare, condividere e gestire con la massima sicurezza e semplicità documenti in formato elettronico e cartaceo (corrispondenza, registri, e-mail…) da un pool di documenti centralizzato.

DocuWare è un sistema di gestione documentale per la gestione professionale dei contenuti aziendali (ECM) che, grazie all’uso mirato delle informazioni contenute nei documenti, consente di ottimizzare i processi aziendali.

Con DocuWare la gestione dei documenti cartacei diventa semplice poiché, grazie all’integrazione con le multifunzioni Kyocera è possibile utilizzare funzioni avanzate di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), gestione Barcode e archiviare l’informazione attraverso un processo di indicizzazione automatizzata.

Nel caso delle email, DocuWare archivia automaticamente i messaggi di posta elettronica e i relativi allegati in un pool di documenti centralizzato. Insomma, indipendentemente dalla fonte di origine (cartacea o digitale), DocuWare registra i dati in un formato capace di protegge le informazioni da eventuali modifiche non autorizzate.

Il monitoraggio continuo delle cartelle file system, permette di rilevare la presenza di nuovi file e di importare automaticamente le informazioni all’interno del flusso di archiviazione, mentre la presenza di Add On specifici permette l’utilizzo dei processi di archiviazione direttamente dall’interfaccia delle suite terze parti, come ad esempio MS Office (e un kit di sviluppo consente di integrare DocuWare con molteplici applicazioni presenti sul mercato).

Destinatari della soluzione DocuWare sono tutte quelle organizzazioni medio grandi che ogni giorno devono confrontarsi con informazioni provenienti da molteplici fonti. Vediamo ora quattro ambiti di applicazione pratica delle soluzioni sviluppate da Kyocera.

In numerose strutture ospedaliere vengono utilizzate soluzioni di gestione documentali DocuWare per migliorare la sicurezza, il comfort e l’efficienza in tutte le fasi del trattamento dei pazienti. Ad esempio, i codici a barre sono utilizzati per ridurre gli errori di identificazione e velocizzare le procedure ospedaliere dalla fase di ricovero a quella di dimissione del paziente, in tutti i reparti, dalla farmacia alla corsia.

Nel caso del settore bancario, DocuWare permette di sviluppare servizi e soluzioni di Business Process Outsourcing studiati per garantire la gestione dei processi documentali inbound dalla sede centrale, dalle filiali, dagli sportelli, dal cliente finale, nonché la gestione degli archivi sia elettronici che cartacei.

Nel mercato manifatturiero, DocuWare si integra nei flussi di lavoro e nelle reti esistenti mentre nel comparto della logistica un’ampia gamma di workflow permette a DocuWare di assicurare che i documenti siano sempre aggiornati e tempestivamente disponibili.

 

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