Il Libro unico del lavoro, dal 01 gennaio 2017, sarà telematico.
La sua tenuta, l’aggiornamento e la conservazione dei dati avverrà in modo telematico presso il Ministero del Lavoro.
Questo in attuazione delle legge, delega 10 dicembre 2014, n. 183, Jobs Act, con il decreto legislativo n. 151/2015, in vigore dal 24 settembre 2015, in riferimento alle semplificazione degli adempimenti connessi alla tenuta dei libri obbligatori in materia di lavoro.
Non cambia la redazione e consegna del prospetto paga (busta paga ) al lavoratore.
Libro unico del lavoro: le modalità tecniche
Ancora non sono rese note le modalità tecniche ed organizzative per la tenuta telematica, aggiornamento e conservazione dei dati contenuti nel Libro unico del lavoro.
Il decreto del Ministro del Lavoro e delle politiche sociali avrebbe dovuto emanare le modalità tecnico/operative, entro sei mesi dalla data di entrata in vigore del decreto cioè entro il 24 marzo 2016.
Libro unico del lavoro: come dev’essere conservato? Cosa stabilisce la norma?
Il Libro unico del lavoro, prima dell’entrata in vigore del D.L. 112/2008, era il datore di lavoro che doveva tenere e conservare una serie di libri e documenti connessi allo svolgimento del rapporto di lavoro, cioè il libro matricola e il libro paga.
Dal 1° gennaio 2009, il Libro Unico del Lavoro ha sostituito il libro matricola e paga semplificando, così, alcuni adempimenti di natura formale nella gestione dei rapporti di lavoro.
Numerose sono state le semplificazione con l’introduzioni del Libro Unico del lavoro, anche per le assunzioni disabili.
Libro Unico del Lavoro: quale funzione ha?
Il libro unico del lavoro ha la funzione di documentare lo stato effettivo di ogni singolo rapporto di lavoro e rappresenta per gli organi di vigilanza lo strumento attraverso il quale verificare lo stato occupazionale dell’impresa.
Il datore di lavoro privato, a meno che non sia un datore di lavoro domestico, deve istituire e tenere il libro unico del lavoro, sul quale iscrivere i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto) e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.
Come si realizza il Libro unico del lavoro?
Il libro unico del lavoro si realizza mediante uno dei seguenti sistemi:
- elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, preventivamente numerati in ogni pagina e vidimati dall’Inail o da soggetti abilitati (tipografie) a stampa laser, con autorizzazione preventiva dell’Inail alla stampa e alla generazione della numerazione automatica;
- l’autorizzazione consente di vidimare il libro unico con stampa laser, utilizzando sia un tracciato pre-autorizzato dall’Inail alla casa di software che lo produce sia un tracciato elaborato dal datore di lavoro stesso su supporti magnetici o a elaborazione automatica dei dati, che garantiscano la consultabilità, la inalterabilità, la integrità dei dati, la sequenzialità cronologica.
Quest’ultima modalità di tenuta è sottratta agli obblighi di vidimazione e autorizzazione dell’Inail.
Le registrazioni obbligatorie sul libro unico del lavoro devono avvenire entro la fine del mese successivo a quello di riferimento.
Libro unico del lavoro: chi sono i soggetti obbligati?
Sono obbligati ad istituire e tenere il Libro unico del lavoro:
- i datori di lavoro privati italiani, in Italia, di qualsiasi settore;
- i datori di lavoro italiani all’estero con dipendenti italiani o in distacco;
- i datori di lavoro esteri con dipendenti in Italia;
- i datori di lavoro esteri con dipendenti esteri in Italia con obbligo contributivi;
- i datori di lavoro agricolo;
- i datori di lavoro dello spettacolo;
- i datori di lavoro marittimi;
- le società, anche cooperative, per i soci solo nel momento in cui gli stessi instaurano uno specifico rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione coordinata e continuativa, nonché per i propri dipendenti, collaboratori o associati in partecipazione con apporto di lavoro.
Libro Unico del lavoro: soggetti non obbligati
Non rientrano, tra i soggetti obbligati:
- i datori di lavoro domestico;
- le società cooperative di produzione e lavoro ed ogni tipo di società, anche di fatto, per il lavoro manuale e non manuale ( quando sovrintendono al lavoro altrui ) dei rispettivi soci;
- l’impresa familiare per il lavoro, con o senza retribuzione, del coniuge, dei figli e degli altri parenti e affini, che nell’impresa prestino attività manuale o non manuale ;
- i titolari di imprese individuali artigiane che non occupano lavoratori dipendenti, collaboratori coordinati o associati in partecipazione, ma operino con il solo lavoro del titolare o avvalendosi esclusivamente di soci o familiari coadiuvanti;
- le società (di persone e di capitali) e le ditte individuali del commercio (terziario) che non occupino dipendenti, collaboratori coordinati e continuativi anche a progetto, associati in partecipazione o simili, ma operino con il solo lavoro del titolare o dei soci lavoratori;
- le pubbliche amministrazioni le quali provvedono alle prescritte registrazioni mediante fogli o cedolini o ruoli di paga, elaborati individualmente per ciascun dipendente pubblico.
Libro unico del lavoro: soggetti iscritti
Nel libro unico devono essere riportati i dati riferiti a:
- lavoratori subordinati compresi i lavoratori occupati presso sedi operative situate all’estero, lavoranti a domicilio, lavoratori somministrati; lavoratori distaccati; lavoratori agricoli; lavoratori dello spettacolo; lavoratori di aziende di autotrasporto; lavoratori marittimi.
- collaboratori coordinati e continuativi;
- associati in partecipazione con apporto lavorativo.
Libro unico del lavoro : soggetti non iscritti
Non vanno iscritti nel Libro unico del lavoro, i lavoratori in somministrazione, risulteranno iscritti nel libro unico dell’agenzia per il lavoro che li assume.
I tirocinanti e gli stagisti, non essendo lavoratori subordinati, non vanno iscritti nel Libro Unico del Lavoro, indipendentemente dalla percezione o meno di compensi.
Per espressa previsione normativa (art. 39, comma 1 D.L.112/2008), non vanno iscritti nel Libro Unico del Lavoro:
- i collaboratori e i coadiuvanti delle imprese familiari ;
- i soci lavoratori di attività commerciali e di imprese in forma societaria;
- i coadiuvanti delle imprese commerciali.
Inoltre vanno esclusi dalle registrazioni nel Libro Unico del Lavoro tutti quei soggetti che pur collaborando nell’impresa svolgono la loro attività in forma professionale o imprenditoriale autonoma.
Libro unico del lavoro: chi lo conserva e per quanto tempo?
Il libro unico è tenuto e conservato, presso:
- la sede legale dell’impresa;
- lo studio dei consulenti del lavoro o di altro professionista abilitato;
- i servizi ed i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.
Il datore di lavoro, i professionisti autorizzati o i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria che detengono il Libro unico del lavoro hanno l’obbligo di conservarlo per la durata di cinque anni dalla data dell’ultima registrazione.