Busta paga e spese trasferte fuori sede, come vengono pagate?

Rimborsi chilometrici e spese trasferte fuori sede dei dipendenti, come vengono retribuite, i chiarimenti dell'Agenzia delle Entrate.

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Le spese trasferte fuori sede in busta paga, dovute ai dipendenti per i rimborsi chilometrici, contribuiscono alla composizione del reddito imponibile?

L’Agenzia delle Entrate con la risoluzione n. 92/E del 30 ottobre 2015, fornisce importanti chiarimenti sui rimborsi chilometrici per le trasferte fuori sede ed evidenzia tutte le eccezioni.

In linea generale, tutte le somme che il datore di lavoro corrisponde al lavoratore, anche a titolo di rimborso spese, costituiscono per quest’ultimo reddito di lavoro dipendente salvo quanto statuito dai commi 2 e seguenti dall’art. 51, co. 1 del TUIR.

L’agenzia delle Entrate con la risoluzione risponde ad un quesito di una società che svolge attività assicurativa e riassicurativa nei rami danni e vita attraverso un’estesa rete di agenzie assicurative diffuse sul territorio nazionale.  Al fine di svolgere proficuamente tale attività, la Compagnia annovera tra i propri dipendenti alcune figure professionali che svolgono frequentemente le proprie mansioni in trasferta, in particolare al di fuori del territorio comunale ove è ubicata la sede di lavoro di assegnazione (cd. missione temporanea). In questi casi i suddetti dipendenti, in alternativa all’utilizzo dei mezzi pubblici, possono essere autorizzati all’uso dell’autovettura personale.

Spese trasferte: regime fiscale

L’Agenzia delle entrate ha chiarito che, in generale, tutte le somme che il datore di lavoro corrisponde al lavoratore, anche a titolo di rimborso spese, costituiscono per quest’ultimo reddito di lavoro dipendente, salvo quanto statuito dai commi 2 e seguenti del citato articolo 51.

Il comma 5, in particolare, definisce il regime fiscale da applicare alle somme corrisposte al dipendente nell’ipotesi in cui sia incaricato di svolgere l’attività lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro (c.d. trasferte o missioni), distinguendo a seconda che le prestazioni lavorative siano o meno svolte nel territorio del comune ove è ubicata la sede di lavoro.

Ed infatti, mentre le “indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto, comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito”, per le trasferte fuori del territorio comunale sono previsti tre distinti sistemi di tassazione in ragione del tipo di rimborso (analitico, forfetario o misto).

Spese trasferte e indennità chilometrica

L’Amministrazione finanziaria ha chiarito che i rimborsi chilometrici erogati per l’espletamento della prestazione lavorativa in un comune diverso da quello in cui è situata la sede di lavoro sono esenti da imposizione, sempre che, in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità sia calcolato in base alle tabelle ACI, avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura.

Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro.
Pertanto, nella fattispecie rappresentata, laddove la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti inferiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, con la conseguenza che al lavoratore è riconosciuto, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di minor importo.

Invece, nell’ipotesi in cui la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti maggiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, con la conseguenza che al lavoratore viene erogato, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di importo maggiore rispetto a quello calcolato dalla sede di servizio, la differenza è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 1, del TUIR.

Fonte: Agenzia delle Entrate

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