Assemblee societarie online: le FAQ di Assonime

Cosa succede se nel corso dell’assemblea societaria tenuta in videoconferenza dovesse interrompersi la connessione internet? Occorre convocare nuovamente l’assemblea per approvare il bilancio? Sono alcune delle domande cui Assonime ha dato risposta sul proprio sito istituzionale

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Cosa succede se nel corso dell’assemblea societaria tenuta in videoconferenza dovesse interrompersi la connessione internet? Occorre convocare nuovamente l’assemblea per approvare il bilancio? Sono alcune delle domande cui Assonime ha dato risposta sul proprio sito istituzionale

Con riferimento alle assemblee societarie convocate entro il 31 luglio 2020 (data in cui dovrebbe terminare lo stato di emergenza sanitaria dichiarato in Italia per via del Covid-19), l’art. 106 del decreto Cura Italia, al comma 1 posticipa da 120 a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale il termine entro il quale convocare l’assemblea per l’approvazione del bilancio. Con il comma 2 dello stesso art. 106 è altresì consentito un più ampio ricorso ai mezzi di telecomunicazione per lo svolgimento delle assemblee medesime, anche in deroga alle disposizioni statutarie. Nel dettaglio è stabilito che le S.p.A., le società in accomandita per azioni (S.a.p.A.), le s.r.l. e le società cooperative e le mutue assicuratrici, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie possono prevedere che: il voto venga espresso in via elettronica o per corrispondenza; l’intervento all’assemblea avvenga mediante mezzi di telecomunicazione; l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, codice civile senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.

Cosa dice Assonime

Alla luce delle citate novità, Assonime (associazione delle società italiane), ha reso disponibile sul proprio sito istituzionale un’apposita sezione dedicata in cui sono pubblicate anche una serie di FAQ sull’argomento. Ad esempio, con riferimento ai mezzi di comunicazione è evidenziato che la norma non specifica espressamente quali possono considerarsi utilizzabili dalle società, ma per contro “enuncia i principi inderogabili che devono rispettare tali strumenti di telecomunicazione al fine di assicurare il regolare svolgimento dell’assemblea. In particolare, la partecipazione a distanza attraverso tali mezzi deve essere strutturata in modo da consentire l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto. Può essere ad esempio ritenuto ideneo lo strumento della videoconferenza oppure una conference call, ossia un collegamento audio continuo con la partecipazione ed il voto telefonico, quando in considerazione delle circostanze del caso concreto siano assicurati i principi di regolare tenuta dell’assemblea (come nel caso di pochi soci tra loro noti). L’associazione affronta anche il caso in cui dovessero verificarsi difficoltà o interruzioni di collegamento telematico ritenendo opportuno però distinguere a seconda che il problema sussista prima dell’inizio dell’assemblea oppure durante il suo svolgimento.

Nel primo caso, laddove non si riuscissero a risolvere il problemi tecnici e, quindi, l’assemblea non può tenersi nel tempo convocata, sarà necessario procedere alla sua riconvocazione per deliberare validamente sui punti all’ordine del giorno, a meno che non si tratti di assemblea di prima convocazione e nell’avviso sia indicato il giorno della seconda convocazione. In tal caso non sarà necessaria la riconvocazione e l’assemblea potrà avere luogo nella data di seconda convocazione. Nell’ipotesi di problemi tecnici che dovessero manifestarsi durante lo svolgimento dell’assemblea, invece, “il presidente può sospendere la riunione e, nel caso in cui sia possibile rimediare all’interruzione del collegamento in tempi congrui, i lavori assembleari potranno proseguire dopo l’interruzione. Nel caso in cui, invece, l’interruzione causata da malfunzionamento dei mezzi di telecomunicazione si protragga e non sia possibile rimediare in tempi congrui al difetto di collegamento, possono avere luogo due ipotesi: a) è possibile sciogliere l’assemblea per impossibilità di funzionamento, con la conseguente necessità di riconvocazione, facendo eventualmente salva la parte di lavoro svolta e le delibere già approvate; b) oppure rinviare l’assemblea ad altra data per la sua prosecuzione”.

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